3 slimme Outlook en Excel tips voor assistants

Een vergadering voorbereiden terwijl de telefoon gaat, een bezoeker uw aandacht vraagt en uw manager in het voorbijgaan iets zegt over een lunch die u moet plannen. De job van een management assistant kan soms hectisch zijn. Door tools als Excel en Outlook efficiënt te gebruiken, creëert u al snel overzicht en rust. Hier vindt u alvast 3 Outlook tips en 3 Excel tips voor meer structuur in uw werk.

OUTLOOK
TIP 1 – Sleep!

Snel een afspraak vastleggen? Sleep het betreffende e-mailbericht naar de agenda. Wanneer u met twee schermen werkt, gaat het zelfs nog gemakkelijker. In no time sleept u de e-mail naar de juiste plek in de agenda van uw manager. Extra tip: sleep met uw rechterknop en kies om de e-mail te beantwoorden met een vergaderverzoek. Iedereen die in het ‘Aan-veld’ en ‘cc-veld’ van de afspraak wordt genoemd, staat nu in het ‘Aan-veld’ van het vergaderverzoek.

TIP 2 – Focus!

Zet uw pop-up-meldingen uit (venster dat rechts onderaan uw beeldscherm verschijnt als u een nieuwe e-mail krijgt). Zo wordt u niet afgeleid en kan iemand die naast u staat niet zomaar een deel van een vertrouwelijke e-mail lezen. Ook het uitzetten van de reminders voor afspraken kan helpen om uw concentratie te verhogen en uw focus te behouden.

TIP 3 – Automatiseer!

Laat Outlook het werk doen! Door slimme basisregels aan te maken, wint u tijd. Zorg ervoor dat bepaalde berichten bij binnenkomst een bepaalde categoriekleur hebben of naar een bepaalde map worden verplaatst. Bewaar tekst die u regelmatig typt als snelonderdeel of autocorrectie. En voeg knoppen die u vaak gebruikt bovenaan toe in de QAT (Quick Access Toolbar).

Bron: https://www.secretaressenet.nl/msoffice/3-slimme-outlooktips-voor-secretaresses/

EXCEL
TIP 4 – Herhaal met één toets

Kent u de handige sneltoets waarmee u uw laatste handeling in Excel kunt herhalen zonder de hele handeling opnieuw te doen? U hebt bijvoorbeeld net het lettertype en de kleur van de tekst in enkele cellen veranderd en wilt dit bij een andere cel herhalen. Dat kan door in deze cel op F4 te klikken.

TIP 5 – Track changes activeren

Wist u trouwens dat niet enkel Word maar ook Excel over een ‘Track changes’-functionaliteit beschikt? Deze functie is niet standaard geactiveerd maar kunt u eenvoudig instellen en gebruiken. Dit kan soms handig zijn als u met meerdere collega’s aanpassingen doet aan een gedeeld bestand. Want ook het bestand wordt automatisch gedeeld als u deze optie activeert.

TIP 6 – Excel online formulieren

Uw manager vraagt om enkele gegevens te verzamelen van collega’s of klanten of leveranciers. U wilt natuurlijk dat die informatie automatisch wordt bewaard. Op OneDrive (de cloud van Microsoft) kunt u heel eenvoudig een online Excel enquête maken. Deze enquête is toegankelijk voor iedereen met een internetverbinding en op elk gewenst apparaat. Ook mensen buiten de organisatie en zonder MS Office kunnen de enquête invullen. Alle antwoorden worden online in de Excel app bijgehouden, waardoor u achteraf heel gemakkelijk de resultaten kunt bekijken of bewerken.

Wilt u nog meer slimme Outlook en Excel tips? Kom dan op 6 december 2018 naar het Nationaal Assistant Congres in Antwerpen. U kunt er kiezen voor de sessie ‘Top 10 timesavers in Outlook & Excel’. Daarnaast zijn er nog een heleboel andere praktische workshops die uw efficiëntie helpen verhogen.

Bron: Kluwer Opleidingen