5 praktische tips om je secretariaat efficiënt en ‘lean’ te organiseren

Als management assistant weet je vaak welke taken en processen eenvoudiger en sneller kunnen, zonder aan kwaliteit in te boeten. Logisch dus dat jij het initiatief neemt om verbeteringen aan te brengen. Deze vijf tips helpen je om efficiënter te werken en minder tijd en energie te verliezen.

Agenda beheren zonder tijdverlies? Zo ga je te werk

Op ieder secretariaat gaat veel tijd verloren bij het maken en verplaatsen van afspraken. De oorzaak? Het ontbreken van essentiële gegevens. Hanteer daarom deze spelregels:

° Welke informatie neem je op in de onderwerpsregel? Zet er alle namen in van de personen die aan de afspraak deelnemen. Dit doe je door te kiezen voor ‘deelnemers uitnodigen’. Zo hebben deelnemers (waaronder ook je eigen manager) en            management assistants zicht op wie er komt. Zo ben je er zeker van dat iedereen op de hoogte is bij het wijzigen of annuleren van een afspraak.
° Wie bepaalt de prioriteit van afspraken? Bespreek met je manager in welke situaties een afspraak verzet mag worden en wanneer je dat zelfstandig bepaalt. Hoe concreter, hoe beter.

Door deze gemakkelijke spelregels hoef je niet meer aan herstelwerkzaamheden te doen. Jouw voordeel: duidelijkheid, tevreden collega’s en klanten en tot één uur winst per dag!

Breng je documentbeheer digitaal op orde

25 minuten per dag. Zoveel tijd verspilt een gemiddelde werknemer aan informatie zoeken die hij maar niet kan terugvinden. Dat is op jaarbasis twee werkweken én een bedrijfskost van € 1.853 voor elke werknemer, volgens een onderzoek van Mindjet. Wanneer jij je documentbeheer op orde hebt, is dat pure winst voor je werkgever.

° Stop met documentbeheer op papier en stap over naar digitaal archiveren. Met de zoekfunctie vind je documenten snel terug.
° Kies één locatie waar je alle documenten bewaart. Gebruik de kantoorserver, een documentbeheersysteem of Sharepoint.
° Maak een overzichtelijke structuur. Brainstorm met je collega’s over welke mappen nodig zijn. Gebruik post-it’s op een flipover om de opbouw van hoofd-en submappen uit te tekenen. Zo kan je ze tijdens de brainstorm gemakkelijk naar de juiste plek verplaatsen.
° Duid iemand aan die het beheer heeft over de structuur. Zo vermijd je dat iedereen eigen mappen toevoegt en de structuur overhoop haalt.

Het opzetten van een goede structuur voor documentbeheer is een investering die zichzelf binnen de week terugverdient. Een brainstorm van 2,5 uur levert je snel een tijdswinst van 25 minuten per dag op.

Verkort de vergadertijd

Managers besteden gemiddeld 1/3 van hun werktijd aan vergaderen. Als management assistant kan jij helpen om de vergadertijd te beperken en de effectiviteit te verhogen.

° Adviseer de voorzitter van de vergadering om het agendapunt ‘Goedkeuring van de notulen’ te schrappen. Je vraagt de deelnemers om twee werkdagen van tevoren hun opmerkingen door te geven in het centraal opgeslagen verslag. De voorzitter bepaalt dan welke opmerkingen in de vergadering eventueel nog aan bod moeten komen. Ook de ‘stand van zaken lopende projecten’ kan op deze digitale manier worden behandeld. Dan komt het alleen aan de orde als het nodig is.

De kwaliteit van de vergadering neemt toe. Je hebt immers meer ruimte voor belangrijke agendapunten die samen besproken moeten worden.


Vergader fysiek indien nodig, online als het kan

Heb je ook al ervaren hoe lastig het is om een spoedbijeenkomst te plannen met meer dan drie personen waarbij je rekening moet houden met thuiswerkdagen, vrije dagen, andere afspraken en de nodige reistijd?

Organiseer daarom een videovergadering. Dit bespaart tijd en kan vanaf elke locatie. Een meeting via Skype, Facetime of Lync is gemakkelijk te organiseren, zowel voor jou als voor de deelnemers. Gevolg? Meer flexibiliteit en tijdswinst.

Vermijd de bureaucratie

Sommige hulpmiddelen die ooit nuttig leken zijn een bureaucratische last geworden. Denk bijvoorbeeld aan het formulier voor het vastleggen van functioneringsgesprekken. Sommige HRM-functionarissen zijn vandaag eerder bezig met het bijhouden van ingediende formulieren dan te checken of de juiste onderwerpen besproken worden. Terwijl het terugdringen van bureaucratie kosten bespaart én werkplezier oplevert!

° Inventariseer samen met je collega-management assistants alle formulieren en andere hulpmiddelen.
° Bekijk of ze nog een toegevoegde waarde hebben.
° Bespreek of het eenvoudig gedigitaliseerd kan worden.
° Een hulpmiddel dat overbodig geworden is? Schrap het en communiceer hierover.


Doe wat er toe doet

‘Doe wat er toe doet’ wordt het nieuwe motto voor alle management assistants. Gebruik het vanaf nu als screensaver.

Schrap alles wat niet bijdraagt aan de doelen van je afdeling of project en doe enkel wat ertoe doet. Je houdt meteen tijd over om je te verdiepen in je vak en het levert je gratis werkplezier op!


Meer leren?
 
 Wil je de principes van ‘LEAN’ toepassen op jouw secretariaat? Kijk dan zeker naar de opleiding ‘Lean op het secretariaat!
Url: https://o
 
Marianne Smits geeft ook een presentatie over ‘Lean werken is slimmer werken in uw afdeling’ op het Nationaal Assistant Congres dat dit jaar plaatsvindt in Antwerpen op 6 december.


Auteur: Marianne H M Smits
Bron: Kluwer Opleidingen