De 5 valkuilen van secretaressen

Perfectionisme is een eigenschap die je als managementassistent nodig hebt, maar het kan ook tegen je gaan werken. En zo zijn er wel meer eigenschappen waar je voor op moet passen. Trainer Peter Vos noemt de 5 meest voorkomende valkuilen van secretaressen én legt uit hoe je over die valkuilen heen springt.

Valkuilen van secretaressen

Kennis van je eigen gebruiksaanwijzing en die van anderen is essentieel. Ik gebruik hierbij het ezelsbruggetje SCHOP, met eigenschappen die potentiële valkuilen zijn. SCHOP staat voor:

  • Solisme
  • Creativiteit
  • Helpen
  • Optimisme
  • Perfectionisme

Solisme

Valkuil: “Ik werk het liefst/het beste in mijn eentje. Samenwerken vind ik eigenlijk een vorm van tijdverspilling. ik houd niet zo van overleggen en vergaderingen; ik vind dat ik beter mijn tijd gebruik door lekker in mijn eentje bezig te zijn. Problemen los ik het liefst zelf op. Ik worstel liever in mijn eentje aan een lastig probleem terwijl ik eigenlijk wel weet dat ik sneller de oplossing heb door iemand een vraag hierover te stellen. Ik kan me goed concentreren op een bepaald onderwerp. Storingen en schakelen van de ene klus naar de ander vreten echter veel energie. Als secretaresse ontkom ik niet aan samenwerken, maar als ik het enigszins kan voorkomen dan ga ik daar voor. Ik schakel anderen vaak te laat in en stel het informeren van anderen uit."

Oplossing: Als samenwerken niet je ding  is ga je het als secretaresse moeilijk krijgen! Samenwerken is tot op zekere hoogte te leren als je er maar vroeg genoeg mee begint. Vraag bijvoorbeeld vaker om feedback van anderen en informeer anderen eerder en vaker over wat je aan het doen bent.

Creativiteit

Valkuil: “Ik heb eindeloos veel ideeën. Vaak zorgt het uitspreken van die ideeën voor meer werk waardoor ik ze steeds minder vaak uitspreek.  Ik ben vaak met meerdere dingen tegelijk bezig en het komt regelmatig voor dat ik iets niet afmaak. Mijn gedachten dwalen wel eens af terwijl ik met een klus bezig ben. Mijn bureau is vaak een rommeltje en ik moet soms lang zoeken om iets te vinden. Ik begin soms met iets nieuws zonder het oude (helemaal) afgemaakt te hebben. Ik denk buiten bestaande kaders en spring regelmatig van de hak-op-de-tak. Als het op de ene manier niet werkt dan probeer ik een andere aanpak."

Oplossing: Veel secretaressen erkennen weinig creatief te zijn en soms herkennen ze zich alleen in 'negatieve' kanten van creativiteit (bijvoorbeeld veel ideeën en weinig actie). Creativiteit is cruciaal voor secretaressen om zich staande te houden. Durf out-of-the-box te denken en handelen en laat belemmerende gedachten los.

Lees verder op Management Support