De basisprincipes van time management

In een professionele omgeving krijgt iedereen met deadlines te maken. Een groot project voor een klant, een interne HR-campagne of een belangrijk evenement: bij de oplevering is timing net zo belangrijk als kwaliteit. Maardeadlines hoeven geen struikelblok te zijn. Integendeel, dankzij adequaat time management geven ze je een boost en zorgen ze er net voor dat je meer voldoening uit je werk haalt.

Stel prioriteiten
Voor veel mensen zijn krappe deadlines synoniem met stress, overuren en kopzorgen. Maar als je ze op de juiste manier beheert, hoeft dat helemaal niet het geval te zijn. Doeltreffend time management begint bij het stellen vande juiste prioriteiten. Scheid het kaf van het koren en focus op wat echt belangrijk is. Je doet er goed aan om een duidelijke planning op te maken en je per onderdeel een deadline op te leggen. Zo’n planning vormt doorheen je volledige project het kompas waarop je kan terugvallen.
Tip: maak een duidelijke planning.

Leer ‘neen’ zeggen
Tijd is geld! Wanneer je een deadline in het verschiet hebt, is je tijd erg kostbaar. Je planning is dan ook heilig, zelfs al is de verleiding soms groot om je aandacht te verleggen. Een van de belangrijkste zaken bij time management is om niet van je pad af te wijken. Komen collega’s je iets vragen of krijg je telefoontjes van klanten die niet prioritair zijn? Neen zeggen is inherent aan project en time management. Niemand zal het je kwalijk nemen, zolang je open en duidelijk communiceert.
Tip: communiceer open én duidelijk.

Time management en agendabeheer
Wie time management zegt, zegt agendabeheer. Op basis van je planning, zet je afspraken en to-do’s in je agenda. Vermijd om ellenlange opsommingen toe te voegen, want op die manier zie je door het bos de bomen niet meer. Taken kun je beter in een aparte takenlijst opnemen. Je agenda invullen is één zaak, hem strikt volgen een andere. Als je niet uitvoert wat er in je agenda staat, raak je na verloop van tijd hopeloos achterop en wordt je agenda een puinhoop in plaats van een leidraad.
Tip: boek je agenda niet helemaal vol en laat altijd wat ruimte voor ad-hocwerk.

Lees verder op Robert Half