Documenten digitaliseren

U krijgt via de gewone post nog steeds heel wat papieren en documenten binnen. Als u zo’n document behandeld heeft, dan bewaart u het op een stapel, in een map of in een doos ‘voor het geval u het nog nodig zou hebben’. U kunt natuurlijk een gewiekst systeem van mappen en dozen maken, maar dat kost veel tijd. Zoeken op de pc zou zoveel sneller gaan...

Scannen
Wilt u ‘paperless’ gaan, dan moet u elk document eerst en vooral inscannen. Heeft u al een scanner, dan kunt u meteen aan de slag. Uw scanner bevat misschien software om documenten automatisch om te zetten naar pdf-formaat. Is dat niet het geval, probeer dan Vuescan (http://www.hamrick.com) voor Windows, Mac of Linux. Het programma zet ingescande bestanden automatisch om naar pdf en ondersteunt ± 1.500 scanners.
Wilt u heel snel scannen, overweeg dan een scanner die de voor- en achterkant van een pagina in één keer scant (duplex) en de documenten met één druk op de knop naar pdf omzet. 

Tekstherkenning
Als u veel documenten heeft, is het een goed idee om ook tekstherkenning (OCR of ‘optical character recognition’) toe te passen op de ingescande bestanden. OCR herkent alle tekst en zorgt ervoor dat elk bestand volledig doorzoekbaar is. OCR kunt u bv. toepassen met het gratis Google Documenten (http://docs.google.com). U kunt ook een webdienst zoals Free-OCR (http://www.free-ocr.com) gebruiken. Sla het Word-document vervolgens op onder dezelfde naam als het pdf-document, zodat Windows het automatisch indexeert en doorzoekbaar maakt.
Beter, maar niet gratis, is Adobe Acrobat (http://www.adobe.com/acrobat) dat OCR kan toepassen op elk pdf-document. U kunt het gratis uitproberen, maar de goedkoopste versie kost wel meer dan € 400. 

Bron: Ondernemingsdatabank