E-mail etiquette

Alhoewel de meeste professionals in staat zijn om met e-mail te werken, zijn er toch heel wat die worstelen met de fijnere kneepjes. Dat alles in HOOFDLETTERS typen gelijk staat met “cyber-roepen” is over het algemeen wel bekend, maar er zijn nog andere beleefdheidsregels die u in het oog moet houden voor een goede e-mailetiquette:

Wees fair
Vermijd het om e-mail te gebruiken om neen te zeggen, te discussiëren, kritiek te geven of slecht nieuws te brengen. Bel deze persoon even op of ga het nieuws persoonlijk vertellen.

Less is more
Hoe minder e-mails u verstuurt, hoe groter de kans dat uw boodschap gelezen wordt. Zet anderen niet in cc, tenzij zij het echt moeten lezen.

Denk aan anderen en wees duidelijk
Verwacht van anderen niet dat zij gaan ontcijferen wat u bedoelt door bijvoorbeeld een hele e-mail thread te moeten lezen. Het is niet omdat u een losse pen hebt dat u mag verwachten dat anderen gaan uitvissen wat u eigenlijk van hen vraagt.

Gebruik slechts één account voor het werk
Zorg ervoor dat werkgerelateerde e-mails enkel van en naar uw werkaccount gaan. Door slechts één adres te gebruiken is het gemakkelijker voor anderen om uw boodschappen terug te vinden. Dit zal ook voorkomen dat zakelijke boodschappen vermengd worden met uw persoonlijke mails – waardoor belangrijke mails verloren kunnen raken. 

Let op uw e-mailaccount wanneer u op zoek bent naar een job
Het spreekt eigenlijk vanzelf dat u uw huidig werk e-mailadres niet gebruikt om een sollicitatie te zenden naar mogelijke toekomstige werkgevers. Vermijd het ook om overdreven persoonlijke e-mailnamen te gebruiken tijdens uw sollicitaties, zoals “partyanimal@”. Uw gevoel voor humor zal niet door iedereen gewaardeerd worden.

Reageer tijdig
Tracht alle boodschappen binnen de 24u te beantwoorden, maar zeg niet dat u later uitgebreider zal antwoorden, tenzij u dat werkelijk van plan bent. Bent u voortdurend in vergadering of bent u niet op kantoor, gebruik dan een out-of-office boodschap zodat de mensen zich niet moeten afvragen wanneer zij van u zullen horen.

Lees de andere tips op Robert Half