Een succesvolle conference call

Conference calling is essentieel voor bedrijven met vestigingen en klanten over de hele wereld. Op die manier worden relaties onderhouden en kan het proces continu in de gaten en desgewenst bijgestuurd worden. Subhi Khudairi, vice president van de Khudairi Group, geeft op Choosewhat vijf tips om deze gesprekken tot een succes te maken.

1. Stel vooraf een agenda op 
Als u van tevoren vaststelt waar u het over gaat hebben, verlopen conference calls sneller en effectiever. E-mail de agenda aan alle deelnemers voorafgaand aan de telefonische vergadering zodat iedereen zich goed voor kan bereiden.

2. Dwaal niet af 
Structuur is erg belangrijk bij (internationale) conference calls, met name als u communiceert met partijen in opkomende economieën (structuur creëren waar nog geen structuur is). Een goede manier om structuur te realiseren is een schema opstellen en u daar vervolgens ook aan houden. Hierin zet u hoe laat het gesprek begint, wanneer het eindigt en hoeveel tijd er aan ieder onderwerp besteed mag worden.

3. Geef het goede voorbeeld 
Medewerkers hebben de neiging het gedrag van hun manager te kopiëren. Geef dus het goede voorbeeld. Wees op tijd en houd u aan de agenda.

4. Plan tijd in voor vragen en opmerkingen 
Geef iedere deelnemer de kans hun vragen te stellen en hun mening te geven. Op deze manier komen ook degenen aan het woord die dat eerder niet kwamen. Ook kunnen ze zo zaken onder de aandacht brengen die wel belangrijk zijn maar (nog) niet op de agenda stonden.

5. Stuur na afloop een samenvatting 
Stuur iedere deelnemer na afloop de notulen van de vergadering. Breng ook betrokkenen die niet aanwezig waren op de hoogte van wat besproken is. Vermeld meteen de vervolgstappen en actiepunten. 

Bron: Managersonline