Effectieve vergaderingen: tijdens de vergadering

  1. Begroet de deelnemers en laat hen zich welkom voelen.  Ook de eventuele laatkomers.
  2. Voorzie een tafel met water, koffie, thee en frisdranken.
  3. Start op tijd. Eindig op tijd.
  4. Overloop de agenda en leg prioriteiten vast voor de vergadering.
  5. Hou vast aan de agenda.
  6. Moedig groepsdiscussie aan om alle ideeën en meningen te verzamelen. Er zullen betere, kwalitatieve beslissingen genomen worden en de deelnemers zullen beter gemotiveerd zijn.
  7. Moedig feedback aan. Ideeën, activiteiten en verplichtingen aan het bedrijf verbeteren wanneer de deelnemers hun impact zien op het besluitvormingsproces.
  8. Hou de conversatie gefocust op het onderwerp. Vraag om enkel constructieve opmerkingen te maken. Beëindig de discussies op een tactvolle manier wanneer u voelt dat de discussies nergens naartoe leiden en ze onproductief worden.
  9. Hou de notulen van de vergadering bij voor toekomstige referentie, in het geval van vragen of problemen.
  10. Als leider van de vergadering, wees een rolmodel door te luisteren. Toon interesse, waardering en vertrouwen in de deelnemers. Geef fouten toe.
  11. Vat bereikte overeenkomsten samen en beëindig de vergadering op een positieve noot.
  12. Leg een datum, tijdstip en plaats vast voor de volgende vergadering.