Effectieve vergaderingen: vóór de vergadering

  1. Definieer het doel van de vergadering.
  2. Creër een agenda in samenwerking met de belangrijkste deelnemers.
  3. Verdeel de agenda en laat vóór de vergadering achtergrond materiaal (documenten, artikels) circuleren, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden, zich betrokken en up-to-date voelen.
  4. Kies een gunstige vergader-timing. Bepaal een tijdslimiet en hou je er ook aan. Vergeet niet dat de deelnemers andere verplichtingen hebben. Ze zullen liever aan een vergadering deelnemen die productief en zo kort mogelijk is.
  5. Bron: Meetingwizard
  6. De opstelling van de zaal is heel belangrijk. Zorg ervoor dat de deelnemers elkaar kunnen zien.  Bv. in een cirkel of halve cirkel. Voor grotere groepen kiest u eerder voor een U-vorm.
  7. Kies een locatie uit die de grootte van de groep kan ontvangen. Kleine zalen met teveel mensen zal benauwd aanvoelen en zal spanning veroorzaken. Een grotere zaal is comfortabeler en zet aan tot individuele expressie.
  8. Gebruik visuele hulp om het interesant te maken (e.g., posters, diagrams, enz.). Hang een grote agenda uit als referentie voor de deelnemers.
  9. Wees zeker dat iedereen weet wanneer en waar de volgende vergadering zal plaatsvinden.