Klein digitaal kastje om vergaderen te veraangenamen

Genomineerd voor de MKB IDEE Verkiezing 2015: de ConferenceCube. Een klein digitaal kastje, dat vergaderen een stuk aangenamer maakt. Notulen en aantekeningen worden overbodig en je kunt meteen online actiepunten toewijzen via de aanwezige mobiele devices. Initiatiefnemer Max Lans licht toe.

Ons werkende leven wordt veelal bepaald door vergaderingen en afspraken. Als die ook nog eens niet efficiënt blijken te zijn, kan dat frustraties opleveren. Zo ondervonden Max Lans en Richard Budding. Beiden werkzaam in de zakelijke dienstverlening, schuiven ze meerdere keren per dag aan bij diverse meetings. Daar komen ze steeds dezelfde frustraties tegen: notulen die niet goed worden uitgewerkt, actiepunten die niet worden uitgevoerd of bij een volgende vergadering weer opnieuw opduiken. “Het ergste zijn reeds genomen besluiten die in een nieuwe vergadering opnieuw weer ter discussie komen”, vertelt Lans. “Dat moet anders, dachten wij.”

Dus toen zijn jullie iets gaan bedenken?
“Ja. Richard en ik wilden iets doen om meetings effectiever in te richten. Iets wat werkt voor iedereen die deelneemt aan de vergadering, wat de activiteiten en acties op een rijtje zet. Daarnaast willen we er ook voor zorgen dat de ConferenceCube de regisseur is die ervoor zorgt dat actiepunten ook daadwerkelijk afgerond kunnen worden.

Hoe werkt de Conference Cube precies?
“De Conference Cube is zoals de naam het zegt, een klein kastje op de vergadertafel, een smart padding, waarmee iedereen zich met zijn eigen telefoon, phablet, tablet of laptop via Bluetooth en Wifi kan verbinden. Het is een slimme innovatieve manier om sprekers te ontlasten. Mensen kunnen nu eenmaal niet goed multitasken. Dankzij de speciaal ontworpen User Interface is er minimale afleiding van het gesprek. Aantekeningen maken is niet meer nodig dus de focus kan gaan naar de kwaliteit van de meeting omdat het gesprek wordt omgezet in tekst. Tijdens de vergadering kun je een fragment van de audio taggen als event, besluit of actiepunt en er meteen een naam van een deelnemer aan verbinden. Via de cloud zal deze persoon later notificaties ontvangen om hem te helpen herinneren aan het actiepunt. Ook draait de Conference Cube automatisch een after-meeting report uit, met daarin de activiteiten en beslissingen die zijn genomen.”

Lees verder op De Telegraaf