Rust in je hoofd

Afspraken, mensen die je nog moet bellen, boodschappen, klusjes, ergens in je hoofd vechten al deze zaken om een plaatsje. David Allen noemt het in zijn boek ‘Getting things done’ het ‘ik-heb-ook-altijd-zoveel-te-doen-syndroom’.

“Stress wordt veroorzaakt doordat mensen zich iets voornemen of iets toezeggen waar ze zich niet aan kunnen houden”, schrijft Allen. Alle mails waarop je nog moet reageren, de keukenkasten die dringend moeten worden uitgekuist, dat project dat je steeds voor je uitschuift… Het zijn allemaal zaken waar je nog niet toe gekomen bent en waar je je schuldig over voelt. En juist die ‘losse eindjes’ zijn energievreters, aldus Allen.

Allens oplossing: zorg dat je niet meer hoeft na te denken over de dingen die je moet doen. Je hoofd is immers een slechte opslagplaats. Om ruimte te scheppen moet je alles wat je wil onthouden uit je hoofd halen en onderbrengen in een betrouwbaar opslagsysteem.

Hoe ga je tewerk? De eerste stap is de ‘mind dump’. Ga zitten met een kladblok voor je op tafel en schrijf elk klusje dat in je opkomt op een apart vel. Dat kan gaan van een doktersafspraak die je nog moet inplannen, over verstelwerk dat moet gedaan worden, en een cadeautje dat je nog moet kopen, tot het feit dat je ooit graag zou willen leren paardrijden.

Daarna voer je volgende principes in:

Maak ‘stuffbakjes’
Gooi daar al je binnenkomende post in, dingen die je moet lezen, btw-bonnetjes die je moet binnenbrengen, en je ‘mind dump’-papiertjes.
Beslis wat je ermee gaat doen
Maak een keer per dag tijd om alles te sorteren wat in de bakjes en in je inbox zit. Reageer dus niet meteen op binnenkomende mail, en scheur geen brieven open in de hal om ze daarna weer op een stapel te gooien. Bekijk bij het sorteren wat weg mag, waar je later iets mee wil doen en waar je de komende week actie voor moet ondernemen. ‘Eerstvolgende acties’ noteer je op een actielijst, ‘later/misschien’-items op een andere lijst. Zo worden de inbox en de bakjes lekker leeg.

Beschrijf je acties zo concreet mogelijk
Beschrijf de ‘eerstvolgende acties’ zo helder en duidelijk mogelijk. Dus niet ‘auto binnendoen voor onderhoud’, maar ‘Garage bellen voor afspraak’ met het telefoonnummer erbij. Hoe concreter je omschrijft wat je allereerste stap is, hoe makkelijker het wordt om die stap te zetten.

Maak een ‘wachten op’-lijst en leg die op je bureau
Schrijf hier alle taken op die je gedelegeerd hebt, of waarvoor je pas actie kan ondernemen als je informatie van iemand anders hebt gekregen. Zo heb je zicht op alles wat je uit handen hebt gegeven.

Zorg voor een wekelijks onderhoud
Loop langs de lijsten ‘wachten op’ en ‘later/misschien’. Mogelijk zitten daar taken tussen die volgende week om acties vragen. Maak hier minimum 1 keer per week tijd voor.

Bron: VDAB