Soorten notulen bij vergaderingen

Het verslag van een vergadering moet aan enkele inhoudseisen voldoen. Notulen zijn nuttige verslagen. In een bedrijf wordt er heel wat vergaderd. Meestal wordt er een notulist aangeduid die een verslag van de meeting opstelt. Notuleren is een must. Men kan op die manier een archief bijhouden van de besprekingen. De aanwezigen kunnen het verslag nog eens doornemen. Ook de afwezigen kunnen nalezen wat er besproken en besloten werd. Bij de voorbereiding van de volgende vergadering komen de notulen goed van pas, als men de zaken wil opvolgen.  Afhankelijk van het onderwerp kan een verslag dienst doen als bewijs.

Afhankelijk van de vergadering kan men kiezen voor een uitvoerig verslag, een beknopt verslag, een besluiten- of actielijst of een mengvorm.

  • Een uitvoerig verslag is een chronologische weergave van de handelingen en de uitspraken van de vergaderleden tijdens de meeting. De eerste zin luidt doorgaans: “De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom.” Elke spreker krijgt vervolgens een eigen alinea waarin zijn naam of initialen vermeld worden en zijn bewoordingen neergeschreven worden. Om ten slotte te eindigen met: “De voorzitter sluit de vergadering.”
  • In een beknopt verslag neemt men enkel de hoofdpunten op. Men somt niet alle uitspraken op, en de opening en het slot van de meeting worden er niet in opgenomen. Daarnaast notuleert men niet chronologisch, maar thematisch met een logische volgorde volgens de agendapunten. Bovendien verwijst men niet steeds naar de spreker zelf, enkel bij de mededelingen en de rondvraag vermeldt men de namen of initialen.
  • Een besluiten- en actielijst is de minst uitgebreide wijze van notuleren. Handelingen, argumenten, opmerkingen en dergelijke worden er niet in opgenomen. Wel geeft men op een heel overzichtelijke en schematische wijze een opsomming van de besluiten en acties. Men gebruikt enkel kernwoorden en korte formuleringen als antwoord op de vragen: wie, wat, waar, wanneer? Bij regelmatig terugkerende vergaderingen of werkbesprekingen opteert men vaak voor een besluiten- en actielijst.

Welk type verslag je ook kiest, enkele inhoudelijke elementen keren steeds terug bij het begin van de notulen:

  • Gegevens van de vergadering – naam van de vergadering
  • Plaats, tijdstip en duur van de vergadering
  • Naam van de afdeling of werkgroep.
  • Aanwezigheidslijst – Som de namen van de aanwezigen op: begin bij de voorzitter en eindig bij de notulist. Vermeld deze functies tussen haakjes achter de namen van de desbetreffende personen.
  • Afwezigheidslijst – Som de afwezigen op; maak een onderscheid tussen een lijst met afwezigen en een lijst met verontschuldigden.

Bron: Netonline.be