Tips voor het opstellen van een e-mailbericht

Kort en bondig
1000 karakters maximum is ideaal. Is je bericht toch langer? Stuur dan een bijlage mee.

Wees direct
We worden dagelijks overspoeld met e-mailberichten. Zorg ervoor dat men meteen weet van wie het komt en waarover het gaat.

Alleen positieve boodschappen
Kritiek en negatieve berichten horen niet thuis in een mailbox. Mondeling komt dit veel beter over.
Afhankelijk van de timing en de gemoedstoestand van de ontvanger, zal je bericht op een verschillende manier geïnterpreteerd worden.
Doe je het toch via de e-mail, dan loop je de kans dat je boodschap helemaal verkeerd wordt opgenomen...met alle gevolgen van dien. 

Duidelijk onderwerp
Zonder een onderwerp of subject bestaat de kans dat je mailbericht niet wordt gelezen.
Kies een duidelijk onderwerp, zodat de ontvanger meteen weet waarover het gaat.

Vermeld contactgegevens
Vermeld onderaan in je boodschap je contactgegevens. Mochten er onduidelijkheden zijn, dan kan de ontvanger je toch makkelijk bereiken.

Geen grote bijlages
Houd bijlages beperkt qua aantal en grootte, richtlijn is maximaal 1 MB. Stuur je toch een bijlage groter dan 1 MB dan duurt de laadtijd heel erg lang en loop je kans dat de ontvanger het niet leest. Heb je toch een groot bestand? Pak het bestand dan in via winzip. Op deze manier kun je de bestandsgrootte aanzienlijk verkleinen.

Bericht sturen naar veel mensen? 
Gebruik dan het BCC adres veld i.p.v. het aan/to of CC (Carbon Copy) veld om de e-mailadressen in te plaatsen. Zo voorkom je dat alle geadresseerden van elkaar de e-mailadressen zien.

Wacht met invullen van het adresveld totdat je het bericht voltooid hebt.
Zo voorkom je dat je per ongeluk een half afgeschreven e-mailbericht gaat verzenden.

Controleer de spelling voor verzending
Een van de grootste ergernissen is het grote aantal spel- en tikfouten dat je vaak in mailtjes aantreft. 
Voorkom dit door je bericht nog eens grondig na te lezen voor je het verzendt.